Regulamin Konferencji

1. Organizatorem Konferencji „Zjazd naukowy Stowarzyszenia Epidemiologii Szpitalnej Łochów 06-08 września 2018” (zwanej dalej „Konferencją”), jest Stowarzyszenie Epidemiologii Szpitalnej z siedzibą w Szczecinie, 71-332 Szczecin, przy ul. Marii  Skłodowskiej-Curie 11, wpisana do rejestru stowarzyszeń przez Sąd Rejonowy w Szczecinie pod numerem KRS 0000602663, posiadające nr NIP: 8513191989 (zwane dalej „Organizatorem”).
2. Niniejszy Regulamin określa zasady rejestracji oraz reguluje warunki uczestnictwa w Konferencji, prawa i obowiązki Organizatora oraz Uczestników. Warunki uczestnictwa w Konferencji określa wyłącznie niniejszy Regulamin, a wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają jedynie charakter informacyjny.
3. Regulamin Konferencji dostępny jest nieprzerwanie na stronie www pod adresem URL: https://ses2018.syskonf.pl/regulamin, w siedzibie Organizatora oraz na życzenie Uczestnika może zostać wysłany pocztą.
4. Stroną promującą Konferencję jest https://ses2018.syskonf.pl/.
5. Organizator Konferencji zlecił realizację procesu rejestracji na Konferencję (dalej: “Rejestracja”) oraz usługi związane z wysyłaniem bieżących informacji i komunikatów do potencjalnych i zarejestrowanych uczestników Konferencji, a także usługi prowadzenia korespondencji za pośrednictwem poczty e-mail i telefonu z potencjalnymi i zarejestrowanym uczestnikami Konferencji (dalej: “Sekretariat”) firmie Nobell Congressing Sp. z o.o. z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim (05-850) przy ul. Nadbrzeżnej 4, wpisanej do rejestru przedsiębiorców pod numerem 0000241655 w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posiadającej nr NIP 526-288-86-21 (dalej: “Nobell”). Nobell jest oficjalnym, jedynym i wyłącznym podmiotem zapewniającym Rejestrację i Sekretariat Konferencji.

1. Konferencja rozpoczyna się dnia 06.09.2018 o godz. 12:00 i będzie trwała do godz. 14:00 w dniu 08.09.2018.
2. Konferencja będzie miała miejsce w Pałacu i Folwarku Łochów mieszczącym się przy ul. Marii Konopnickiej 1 i 10, 07-130 Łochów.
3. W konferencji może uczestniczyć każda osoba (dalej „Uczestnik”), która prawidłowo przejdzie proces rejestracji na stronie www pod adresem URL https://ses2018.syskonf.pl/rejestracja oraz wniesie opłatę rejestracyjną zgodnie z cennikiem udziału w Konferencji wskazanym w §3 do dnia 30/06/2018.

1. Rejestracja oraz udział w Konferencji są odpłatne zgodnie cennikiem podanym na https://ses2018.syskonf.pl/oplata. Ceny podane w cenniku wskazanym w niniejszym ustępie są cenami brutto za osobę w złotych polskich.
2. Formularz rejestracyjny dostępny na stronie www pod adresem URL https://ses2018.syskonf.pl/rejestracja w terminie od 30 czerwca - rejestracja na konferencję, do 16 lipca rejestracja na warsztaty.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania wszystkich dostępnych miejsc przeznaczonych dla Uczestników Konferencji.
4. Na każdym etapie procesu rejestracji Uczestnik otrzyma potwierdzenie dokonania danej czynności na adres e-mail podany w toku Rejestracji.
5. Uczestnik otrzyma potwierdzenie rejestracji na Konferencję po wypełnieniu i przesłaniu formularza dostępnego pod adresem wskazanym w ust. 2 oraz po uznaniu rachunku bankowego Organizatora opłatą rejestracyjną odpowiadającą typowi rejestracji wskazanemu w formularzu rejestracyjnym w terminie wskazanym w §2 ust. 3.
6. Jedyną akceptowaną formą płatności jest przelew bankowy na rachunek Organizatora wskazany w potwierdzeniu wstępnej rejestracji.
7. Po uznaniu rachunku bankowego Organizatora opłatą rejestracyjną, Organizator wystawi i prześle uczestnikowi wraz z potwierdzeniem rejestracji elektroniczną wersję faktury VAT.
8. Rejestracje, dla których opłata rejestracyjna nie została uregulowana, nie będą potwierdzane ani procesowane.

1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji wyłącznie poprzez przesłanie pisemnego oświadczenia o rezygnacji, przesłanego pocztą elektroniczną na adres e-mail: ses@nobell.pl.
2. Opłaty rejestracyjne dla oświadczeń o rezygnacji otrzymanych na adres wskazany w ust. 1 do dnia 20/08/18 zostaną zwrócone z potrąceniem 15% opłaty manipulacyjnej.
3. Opłaty rejestracyjne dla oświadczeń o rezygnacji otrzymanych na adres wskazany w ust. 1 po 21/08/2018 nie zostaną zwrócone.
4. Wszelkie zwroty opłat rejestracyjnych będą dokonywane po zakończeniu Konferencji na rachunek bankowy, z którego zostały dokonane.
5. Organizator potwierdzi przyjęcie rezygnacji poprzez wiadomość elektroniczną zaadresowaną na adres e-mail wskazany przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym.
6. Ewentualne zastępstwo prosimy organizować we własnym zakresie. O zamianie uczestnika Konferencji prosimy poinformować mailem na ses@nobell.pl.

1. Organizator zastrzega możliwość odwołania lub zmiany terminu Konferencji, gdy nie uzyska minimalnej liczby Uczestników.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu Konferencji w przypadku zaistnienia tzw. Siły Wyższej.
3. Poprzez Siłę Wyższą rozumie się: zdarzenie nagłe, nieprzewidywalne, niezależne od woli Organizatora, wywołane przyczyną zewnętrzną, któremu przy zachowaniu staranności nie da się zapobiec, uniemożliwiając przebieg Konferencji w całości lub w części jak np.: trzęsienie ziemi, wszelkie działania wojenne, klęska żywiołowa, stan wyjątkowy, strajki, akty władzy publicznej wyłączające lub istotnie ograniczające możliwość przeprowadzenie Konferencji.
4. O zmianie terminu lub odwołaniu Konferencji Uczestnicy powiadomieni zostaną poprzez pocztę elektroniczną oraz na stronie www dedykowanej konferencji dostępnej pod adresem URL: https://ses2018.syskonf.pl/.

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utracone przez Uczestników korzyści związane z odwołaniem lub zmianą terminu Konferencji.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy będące własnością Uczestnika pozostawione na terenie obiektu wskazanego w §2 ust. 2, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowości wynikające z błędnego wypełnienia formularza rejestracyjnego.
4. Uczestnik dokonane przez niego zniszczenia na terenie obiektu wskazanego w §2 ust. 2.
5. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ochrony ppoż., jak również zobowiązany jest do stosowania instrukcji oraz poleceń kierowanych do niego przez Organizatora.
6. Uczestnik bierze udział w Konferencji na swoje własne ryzyko.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione na ciele lub mieniu Uczestnika z powodów pozostających poza wpływem Organizatora, z uwzględnieniem ale bez ograniczenia do działania Siły Wyższej określonej w §5 ust. 3.

1. Organizator Konferencji zapewnia sobie prawo do wykonania reportażu fotograficznego i video z przebiegu Konferencji z uwzględnieniem wizerunku Uczestników oraz do wykorzystania reportażu fotograficznego i video dla swoich potrzeb wewnętrznych, w tym między innymi na stronie internetowej Organizatora, w mediach społecznościowych, w elektronicznych i drukowanych materiałach promocyjno-informacyjnych Organizatora.
2. Uczestnik niniejszym wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w celach określonych w ust. 1 powyżej.
3. Uczestnik jednocześnie zostaje poinformowany, iż Konferencja odbywa się w przestrzeni ogólnodostępnej i w związku z tym nie zabrania Uczestnikom fotografowania, filmowania i nagrywania przebiegu Konferencji.

1. Administratorem podanych danych jest Nobell. Dane osobowe będą przetwarzane w celu i w związku z organizacją Konferencji, w tym w szczególności: rejestracji uczestników, w tym wysyłania korespondencji na wszystkich wymaganych w procesie etapach rejestracji; przesyłania bieżących informacji organizacyjnych i przypomnień związanych z organizacją Konferencji; w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu Konferencji.
2. Uczestnikowi przysługuje prawo do: żądania dostępu do danych osobowych; sprostowania, usunięcia, przenoszenia danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawo skargi do organu nadzorczego.
3. Podanie danych jest dobrowolne jednak niepodanie danych uniemożliwi dokonanie rejestracji na Konferencję, a usunięcie danych będzie skutkowało anulowaniem rejestracji.
4. Podane dane nie będą udostępniane innym podmiotom w celach marketingowych tych podmiotów.
5. Na potrzeby realizacji i organizacji Konferencji dane osobowe Uczestnika zostaną przekazane Organizatorowi.
6. W razie pytań lub wątpliwości ws. sposobów i zasad przetwarzania prosimy o kontakt na adres e-mail: ses@nobell.pl.